JOB INTERVIEW – Receptionist
Mr. Khoa: Good morning, Ms. Thuy. I’m a recent graduate with strong communication skills and a passion for creating a positive first impression. I see the Receptionist role as the face of the company, and I believe my professional manner and organizational skills make me a great fit.
Chào buổi sáng, cô Thúy. Tôi là sinh viên mới tốt nghiệp với kỹ năng giao tiếp tốt và niềm đam mê tạo ấn tượng đầu tiên tích cực. Tôi xem vai trò Lễ tân là bộ mặt của công ty, và tôi tin rằng phong thái chuyên nghiệp và kỹ năng tổ chức của tôi rất phù hợp.
Ms. Thuy: That’s well said. As a receptionist, you will handle phone calls, manage visitors, and schedule meetings. Which of these duties do you think is the most important?
Nói rất hay. Là lễ tân, bạn sẽ xử lý các cuộc gọi, quản lý khách đến và lên lịch các cuộc họp. Bạn nghĩ nhiệm vụ nào trong số này là quan trọng nhất?
Mr. Khoa: I believe managing visitors is the most critical. Ensuring everyone who enters the office feels welcomed and directed correctly sets the tone for their entire experience with Global Solutions.
Tôi tin rằng quản lý khách đến là quan trọng nhất. Đảm bảo mọi người bước vào văn phòng đều cảm thấy được chào đón và được hướng dẫn đúng cách sẽ tạo ấn tượng cho toàn bộ trải nghiệm của họ với Global Solutions.
Ms. Thuy: That’s true. Sometimes the front desk can be very busy with multiple phones ringing and a visitor waiting. How do you handle stressful, multi-tasking situations?
Điều đó đúng. Đôi khi quầy lễ tân có thể rất bận rộn với nhiều điện thoại reo và khách đang chờ. Bạn xử lý các tình huống căng thẳng, đa nhiệm như thế nào?
Mr. Khoa: I would use a calm and systematic approach. I would quickly greet the visitor with a polite acknowledgment, then answer the phone calls in order of urgency. If necessary, I would politely ask one caller to hold while I finish a very brief task, like signing for a package.
Tôi sẽ sử dụng cách tiếp cận bình tĩnh và có hệ thống. Tôi sẽ nhanh chóng chào khách bằng một lời thừa nhận lịch sự, sau đó trả lời các cuộc gọi điện thoại theo thứ tự khẩn cấp. Nếu cần, tôi sẽ lịch sự yêu cầu một người gọi chờ trong khi tôi hoàn thành một nhiệm vụ rất ngắn, như ký nhận một gói hàng.
Ms. Thuy: Good approach. We use Microsoft Outlook for scheduling. Are you familiar with basic office software and email management?
Cách tiếp cận tốt. Chúng tôi sử dụng Microsoft Outlook để lên lịch. Bạn có quen thuộc với phần mềm văn phòng cơ bản và quản lý email không?
Mr. Khoa: Yes, I am proficient in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, and Outlook. I used them extensively during my university projects and internship.
Vâng, tôi thành thạo Bộ phần mềm Microsoft Office, bao gồm Word, Excel và Outlook. Tôi đã sử dụng chúng rất nhiều trong các dự án đại học và kỳ thực tập của mình.
Ms. Thuy: Excellent. Do you have any questions for me, Khoa?
Tuyệt vời. Bạn có câu hỏi nào cho tôi không, Khoa?
Mr. Khoa: Yes. Could you describe the team culture within the administrative department?
Vâng. Cô có thể mô tả văn hóa đội ngũ trong phòng hành chính không?
Ms. Thuy: We are a very supportive and collaborative team. We value clear communication and proactively helping each other out.
Chúng tôi là một đội ngũ rất hỗ trợ và hợp tác. Chúng tôi đề cao giao tiếp rõ ràng và chủ động giúp đỡ lẫn nhau.
Mr. Khoa: That sounds like a wonderful environment. Thank you for your time, Ms. Thuy.
Nghe có vẻ là một môi trường tuyệt vời. Cảm ơn cô vì thời gian của cô, cô Thúy.
Ms. Thuy: You’re welcome, Khoa. We will let you know our decision by the middle of next week.
Không có gì, Khoa. Chúng tôi sẽ cho bạn biết quyết định của chúng tôi vào giữa tuần tới.